Voorbereiding

Indien u wilt koppelen met SnelStart, dient u contact op te nemen met E-Golf4U. Wij zullen de koppeling dan activeren in uw omgeving. Als dit is gebeurd, is het van belang dat u in de financiële configuratie in E-Golf4U in het tabblad "Koppelingen" de gegevens goed zet, zoals deze gelden in uw administratie in SnelStart:


U vult hier de dagboekcode in waarin de boekingen geïmporteerd dienen te worden in SnelStart en ook de grootboekrekeningen waarop de btw dient te worden geboekt.


Tot slot zorgt u ervoor dat de productgroepen in E-Golf4U een nummer krijgen, dat overeenkomt met de grootboekrekening waarop de producten uit de productgroep moeten worden afgeboekt in SnelStart:



In dit voorbeeld zullen de Contributies dus worden afgeboekt op grootboekrekening 8001 in SnelStart.


Eerste import

Bij de eerste import in SnelStart maken we importprofiel, waarmee we definiëren hoe SnelStart de bestanden uit E-Golf4U dient te importeren. Wij adviseren om de importdefinitie te maken met en de eerste test(s) te doen met kleine factuurruns.


Na het factureren in E-Golf4U ziet u achter elke factuurrun 2 knoppen: "Relaties" en "Facturen". U drukt op beide knoppen en er zal een bestand worden gedownload, wat u opslaat op uw computer op een plaats waar u deze later kunt terugvinden. In de bestandsnaam staat het nummer van de factuurrun in E-Golf4U, zodat u gemakkelijk kunt herkennen welke bestanden op welke run betrekking hebben.


In SnelStart importeert u altijd eerst de klanten/debiteuren en daarna de facturen/boekingen.


In SnelStart klikt u vervolgens op "Programma" > "Importeren gegevens" > "Nieuw importprofiel maken".


Klanten

Bij "Tabel in SnelStart" kiest u dan voor "Klanten" en klikt u op "Volgende". U selecteert nu het te importeren klanten-bestand, zoals u dat uit E-Golf4U heeft gedownload met de knop "Relaties" (factuurrun-snelstart-XX-relaties.csv). U klikt wederom op "Volgende" en er verschijnt een knop "Velden definiëren". U klikt hierop en er opent een nieuw scherm. Zorgt u ervoor dat bovenaan de instelling staat op "Scheidingstekens" en daarachter dat de puntkomma is geselecteerd. Ook dient u een vinkje te zetten bij "Veldnamen op regel 1" en dit te bevestigen:


U klikt daarna op "Toepassen" en indien alles gevalideerd wordt door SnelStart, krijgt u geen meldingen. U kunt nu op "OK" klikken en het scherm zal sluiten. Hierna kunt u klikken op "Volgende", waarbij SnelStart de mapping van de velden zal tonen. U controleert of de mapping goed is (rechtsonder kunt u navigeren door de verschillende te importeren debiteuren) en als alles goed staat, klikt u linksonder weer op "Volgende". Bij de importeermethode kiest u altijd voor "Toevoegen en verversen", waarna u weer klikt op "Volgende". Bij "Acties" kiest u dan voor "Het importprofiel opslaan en uitvoeren" en bij Profielnaam vult u in: "E-Golf4U import klanten".


Tot slot klikt u onderaan op "Voltooien" en kiest u ervoor om de gegevens defintief te verwerken. De klanten worden nu geïmporteerd in SnelStart.


Boekingen

Voor de boekingen herhalen we alle bovenstaande stappen. We kiezen bij "Tabel in SnelStart" nu voor "Boekingen" en bladeren naar het bestand dat we uit E-Golf4U hebben gedownload met de knop "Facturen" (factuurrun-snelstart-XX.csv). Ook hier controleert u wederom de mapping zoals SnelStart die voorstelt en indien akkoord klikt u op "Volgende". U selecteert vervolgens weer "Het importprofiel opslaan en uitvoeren" en bij Profielnaam vult u in: "E-Golf4U import boekingen"


Tot slot klikt u onderaan op "Voltooien" en kiest u ervoor om de gegevens defintief te verwerken. De boekingen worden nu geïmporteerd in SnelStart. Controleer of de boekingen goed zijn geïmporteerd.


Vervolg imports

Indien u een volgende factuurrun uit E-Golf4U wilt importeren in SnelStart, kiest u voor "Programma" > "Importeren gegevens" > "Wijzig importprofiel" en kiest u eerst voor "E-Golf4U import klanten". Onderaan drukt u twee keer op de knop "Vorige" en u kunt nu kiezen voor "Bladeren" en u selecteert het nieuw te importeren klanten bestand (met het volgende volgnummer). Vervolgens klikt u weer op "Volgende" en volgt u de stappen uit de eerste import.


Voor het importeren van de boekingen kiest u dan nog voor "Programma" > "Importeren gegevens" > "Wijzig importprofiel" en "E-Golf4U import boekingen". Onderaan drukt u twee keer op de knop "Vorige" en u kunt nu kiezen voor "Bladeren" en u selecteert het nieuw te importeren boekingen bestand (met het volgende volgnummer). Vervolgens klikt u weer op "Volgende" en volgt u de stappen uit de eerste import.