Let op: voert u deze stap alleen uit als u wilt dat van leden, die hun cateringfee van het begin van het jaar niet hebben opgemaakt, dit restant wordt afgeboekt in de kassa.


Deze stap kunt u pas uitvoeren begin januari in het nieuwe jaar. U hoeft dit dus niet per definitie in het huidige jaar te doen, maar kunt dit dus ook bijvoorbeeld uitvoeren wanneer de receptie/het secretariaat weer aanwezig is in januari. Bij het bepalen van de correcties wordt immers alleen gekeken naar transacties van 1-1 t/m 31-12 om het verbruik en daarmee de resterende barfee te berekenen.

Let op: wanneer u afboekt op 30 of 31 december, is het jaar 2015 afgesloten. Transacties die daarna nog in 2015 worden ingeboekt (bijvoorbeeld op 31 december laat nog), zijn dan dus niet meegenomen in de correctie. Het is dus belangrijk om dit moment van afboeken te kiezen op een tijdstip dat u weet dat er voor het jaar 2015 geen verbruik meer zal plaatsvinden.


Het afboeken kunt u bereiken via Financieel Beheer > Externe koppelingen > Domino Kassa en daarna te klikken op de knop "Bekijk resterend barfee overzicht"


Let erop dat onderstaande stappen voor het afboeken van de resterende barfee achtereenvolgens uitgevoerd dienen te worden, op dezelfde dag, om te voorkomen dat nieuwe transacties niet worden meegenomen in de berekeningen.


1) ophalen van alle transacties/verbruik

Eerst zullen alle transacties uit de kassa moeten worden opgehaald voor de eerder genoemde periode van 1-1 t/m 31-12. Dit kunt u doen door op de knop "Transacties in <jaar> ophalen uit de kassa". Hiermee zullen alle transacties van 1-1 t/m 31-12 in het betreffende jaar dat u wilt corrigeren opgehaald worden uit de kassa. Dit kan enige tijd duren en op uw scherm ziet u een logging van de voortgang. Als de synchronisatie gereed is, komt hiervan onderaan de lijst een melding. Breek dit proces niet eerder af en start het ook niet opnieuw als het nog niet klaar is!




Pas wanneer onderaan een melding komt dat het ophalen van de transacties klaar is, is deze stap gereed. U kunt de logging printen (dit is aan te raden) en daarna Terug naar het overzicht.


Let op: we hebben gemerkt dat bij de eerste keer ophalen van de transacties soms per relatie 0 transacties zijn opgehaald. Dit is dan niet correct en bij een tweede keer drukken op de knop worden de transacties wel correct opgehaald. We zijn nog aan het onderzoeken hoe dit komt.


2) resterende barfee berekenen

Nu het verbruik is opgehaald, kunt u met de knop "Resterende barfee berekenen" het systeem laten berekenen hoeveel er nog over is van de barfee die aan het begin van het jaar is doorgeschoten naar de kassa. Alles wat positief is (> 0), zal worden afgeboekt in de kassa. Nadat dit is berekend, zult hiervan op het scherm een overzicht vinden. U kunt filteren om alleen de relaties met een positief saldo te bekijken (deze zullen worden afboekt), of alleen de relaties met een negatief saldo of iedereen. Deze overzichten kunt u ook exporteren naar Excel.


Controleer de berekening van het systeem. Dit is essentieel, omdat anders de verkeerde afboekingen worden doorgeschoten naar de kassa. Heeft u vragen of opmerkingen, kunt u altijd even contact opnemen met Bork. Zij kunnen u ook helpen om e.e.a. op de correcte manier te corrigeren in de kassa.


In het overzicht onder het kopje "Afwijkend gefactureerd" staat het bedrag wat volgens E-Golf4U aan barfee is gefactureerd, als dat afwijkt van het startsaldo barfee in de kassa. Dit verschil moet opgelost/verklaard worden alvorens verder te gaan met het afboeken.

We hebben een aantal voorkomende problemen/verklaringen voor u op een rijtje gezet.


Indien u in de kassa al e.e.a. heeft gecorrigeerd, kunt u indien nodig nog de voorgestelde afboeking wijzigen in het systeem. Dit kan door op het bedrag te klikken, waarna een nieuw scherm opent en daarin kunt u een ander bedrag invoeren als afboeking. Doe dit alleen als het in de kassa allemaal al goed verwerkt is en u slechts de afboeking kunt aanpassen!

Let op: wanneer u in E-Golf4U de voorgestelde correctie wijzigt, zal dit weer worden gereset op het moment dat u de resterende barfees opnieuw laat berekenen. Doe dit dus pas op het laatste moment voordat u wilt gaan afboeken. Omdat het enige tijd kan duren voordat het overzicht is opgebouwd, kunt u er ook voor kiezen om een afboeking incidenteel te wijzigen op relatie niveau door de betreffende relatie(s) op te zoeken via relatiebeheer en te klikken op het kassa icoontje.


Wanneer u een aanpassing ter correctie heeft gedaan in de kassa kunt u alle transacties opnieuw ophalen. Omdat dit veel tijd kost, is het ook mogelijk om dit alleen voor een individuele relatie te doen. U gaat hiervoor naar relatiebeheer, u zoekt de relatie op (of in de voorbeelden de twee relaties) en klikt op het kassa icoontje in de bewerkingen balk:




Op deze pagina ziet u dan de transacties en bovenaan de mogelijkheid om alleen voor deze relatie de transacties opnieuw op te halen. Let op: wanneer u de transacties opnieuw ophaalt, dient u de resterende barfee ook opnieuw te laten berekenen en worden eventuele aanpassingen in de afboekingen weer gereset.


Pas als u er zeker van bent dat de resterende barfees/afboekingen correct zijn, zet u onderaan een vinkje voor akkoord


3) daadwerkelijk afboeken

Wanneer u alles heeft gecontroleerd en er zeker van bent dat de afboekingen correct zijn, kunt u klikken op de knop "Afboekingen verwerken voor <jaar>". Hiermee worden de afboekingen doorgeschoten naar de kassa en daar afgeboekt bij de betreffende relaties. Dit kan enige tijd duren en op uw scherm ziet u een logging van de voortgang. Als het afboeken gereed is, komt hiervan onderaan de lijst een melding en kunt u de logging printen (dit is aan te raden voor uw eigen administratie). Breek dit proces niet eerder af en start het ook niet opnieuw als het nog niet klaar is!




Als er - om wat voor reden dan ook - een of meerdere relaties niet konden worden afgeboekt, staat er een rode melding in de logging op het scherm. Zie onderaan dit help artikel voor instructies.

Als het afboeken klaar is, kunt u onderaan de lijst op de knop "Terug" klikken en keert u terug in het overzicht. Vanaf dat moment dient u niets meer te doen in dit scherm, het afboeken is afgerond en u ziet bovenaan een (financiële) samenvatting van de afboeking.




Als er - om wat voor reden dan ook - een of meerdere relaties niet konden worden afgeboekt, heeft u hiervan een melding voorbij zien komen op het scherm en is in het overzicht de kolom "Verwerkingsdatum" leeg bij deze relatie(s). U kunt in dit geval contact opnemen met E-Golf4U. Wij kunnen dan met Bork kijken waarom er niet afgeboekt kon worden en indien nodig dit alsnog in orde maken. Als het goed is, gaat het hierbij om incidentele gevallen.


Controleert u of e.e.a. goed is doorgekomen in de kassa!